Studiju mobilitāte

Pēc nominācijas ar studentu sazināsies partneraugstskolas koordinators ar instrukciju par apmaiņas studentu pieteikšanās procedūru konkrētajā partneraugstskolā. Students jau laicīgi var izpētīt attiecīgās augstskolas mājaslapu, jo reizēm nominācijas un pieteikuma dokumentu iesniegšanas termiņi ir tuvu viens otram.

Svarīgi! Pieteikuma dokumentu pakete dažādās ārvalstu augstskolās var atšķirties. Studējošajam jāsagatavo tikai tie pieteikuma dokumentus, kādus prasa iesniegt ārvalstu augstskola.

Visbiežāk prasītie pieteikuma dokumenti ir sekojoši:

• Pieteikuma forma (Application form)

Studējošajam pieteikuma formu ieteicams pildīt datorā, nelietojot latviešu valodas īpašās zīmes. Ārvalstu augstskolu pieteikuma formās bieži ir nepieciešams ierakstīt datus par Latvijas Universitāti. LU Erasmus+ kods ir: LV RIGA01. Ja pieteikuma formā tiek prasīts Departamenta koordinatora (Departmental Coordinator) paraksts, tad ir nepieciešams fakultātes koordinatora paraksts. Ja pieteikuma formā tiek prasīts Institucionālā koordinatora (Institutional Coordinator) paraksts, tad dokumentu parakstīs LU Ārlietu vadītāja Sintija Maculeviča, kura ir arī LU Erasmus+ Institucionālā koordinatore. Lai dabūtu šo parakstu, lūdzu, sazinieties ar Mobilitātes nodaļas ārejo sakaru koordinatori Sabīni Stepanovu . Norādot mājas adresi obligāti jānorāda arī indeksu (LV-..), tālruņa numuriem jāraksta LR starptautisko kodu +371-...  Studējošajam jāpārbauda, vai viņa paraksts ir uz visām veidlapām, kur tas ir nepieciešams un jāatceras, ka students savas aizpildītās veidlapas paraksta pirmais, tikai tad tās paraksta attiecīgie koordinatori.

• Sekmju izraksts angļu valodā (Transcript of Records)

Sekmju izrakstu ir iespējams pasūtīt pie savas studiju programmas lietvedes fakultātē. Ja netiek prasīti kursu apraksti, tad tos pasūtīt un iesniegt nav nepieciešams. Gatavu sekmju izrakstu var saņemt 2 līdz 3 darba dienu laikā LU Studentu servisu departamentā (Raiņa bulv. 19, Informācijas centrā).  Maģistra studiju programmu pirmā semestra studenti un doktoranti atzīmju izraksta vietā var pievienot kopiju no bakalaura vai maģistra diploma pielikuma angļu valodā. Dokumentu var pasūtīt un saņemt LU Studentu servisu departamentā (Raiņa bulvārī 19, Informācijas centrā). 

•   Studiju līgums (Learning Agreement)

Katram Erasmus+ studējošajam obligāti ir jānoformē trīspusējais Studiju līgums (Learning Agreement), kas ir viens no svarīgākajiem mobilitātes dokumentiem. Learning Agreement (LA) tiek noformēts pirms studiju mobilitātes vai studiju perioda pirmajā mēnesī. Lai noformētu LA, studentiem ir jāaizpilda Eiropas Komisijas izstrādātā LA forma studiju mobilitātei. Reizēm partneraugstskolām ir savas LA formas. Ja saturiski šī forma neatšķiras, tad drīkst pildīt arī to formu, bet, ja atšķiras, tad ieteicams aizpildīt abas formas. Studiju līgums ir jāsaskaņo ar savu LU studiju programmas direktoru un jālūdz LA parakstīt sadaļā, kur prasīts Sending Institution, Responsible person's signature. Parakstīts LA tiek sūtīts kopā ar citiem pieteikuma dokumentiem ārvalstu augstskolas koordinatoram, kurš to paraksta no savas puses kā Receiving Institution Responsible person's signature. Reizēm Learning Agrement netiek prasīts kopā ar citiem pieteikuma dokumentiem. Tādā gadījumā tas ir jāsagatavo partneraugstskolas norādītajā termiņā. Ne vēlāk kā līdz prombraukšanai LA ir jābūt saskaņotam/parakstītam vismaz no studenta un viņa studiju programmas direktora pusēm.
LU un daudzas citas LU partneraugstskolas pamazām pāriet uz Online Learning Agreement (OLA) jeb digitālu studiju līguma versiju. Ja iespējams, tad papīra formāta līguma vietā studenti ir aicināti veidot LA digitāli, lai mazinātu papīra patēriņu un atvieglotu parakstīšanas procesu.. 

• Sertifikāts par svešvalodu zināšanu līmeni

Ārvalstu augstskolas bieži lūdz iesniegt sertifikātu (diplomu, izziņu), kas apliecinātu tās svešvalodas zināšanu līmeni, kādā notiks mācības izvēlētajā partneraugstskolā. Viesaugstskola vēlas pārliecināties par to, ka students būs spējīgs klausīties lekcijas, veikt mājasdarbus un kārtot eksāmenus svešvalodā. Ja ārvalstu augstskola pieprasa sertifikātu par svešvalodas zināšanas līmeni, tad studējošajam vajag sagatavot dokumenta kopiju. Dažas augstskolas obligāti pieprasa iesniegt starptautiskos valodu zināšanas sertifikātus (piemēram, TOEFL, Test DaF utml.) ar noteiktu minimālo punktu skaitu. Ja studējošais nevar iesniegt šādu sertifikātu, augstskola var atteikties studentu uzņemt. Ja partneraugstskolai pietiek ar LU ārējo sakaru koordinatora apliecinājumu par nepieciešamo zināšanu līmeni, tad balstoties uz ,piem., Luis sistēmā redzamo atzīmi angļu valodā, šāds apliecinājums var tikt sagatavots. Ja studentam nav nekā, kas apliecinātu viņa svešvalodas zināšanu līmeni, vai līmenis ir uzlabots, tad studējošais var vērsties LU Lietišķās valodniecības centrā, nokārtot nepieciešamos pārbaudījumus un saņemt apliecinājumu par valodas zināšanu līmeni.

• Pieteikums vietai kopmītnēs (Application for Accommodation)

Studējošajam vēlams laicīgi painteresēties viesaugstskolas mājaslapā vai partneraugstskolas atsūtītajā informācijā par to, vai tiek piedāvāta iespēja rezervēt vietu kopmītnē. Ja pieteikšanās vietai kopmītnē notiek caur ārvalstu augstskolas mājaslapu vai kādu citu tiešsaistes platformu, vēlams pieteikties pēc iespējas ātrāk, jo bieži kopmītņu vietu skaits ir ierobežots. Ja pieteikuma forma kopmītnēm pastāv papīra formā, tā rūpīgi jāaizpilda, pievienojot visus nepieciešamos dokumentus (ja tādi tiek prasīti) un jāiesniedz partneraugstskolu koordiantoru norādītajā veidā. Studējošajam jārēķinās ar to, ka dažās augstskolās vieta kopmītnēm tiek rezervēta visam semestrim arī tad, ja reālais uzturēšanās periods šajā augstskolā ir īsāks. Studējošajam jābūt gatavam iemaksāt depozītu – drošības naudu kopmītnēm. Bieži bez depozīta pārskaitīšanas vieta kopmītnē netiek rezervēta. Ja depozītu vajag iemaksāt pirms Erasmus+ stipendijas saņemšanas, studējošajam jāveic pārskaitījums no personīgajiem līdzekļiem. Dažas ārvalstu augstskolas vispār nepiedāvā iespēju rezervēt vietu kopmītnē, jo tādu nav. Ir arī augstskolas, kas piedāvā kopmītnes, bet par ļoti augstām īres cenām. Šādos gadījumos ir vērts apskatīt dzīvokļu īres cenas, kas var izrādīties par krietni draudzīgākām cenām.

• Eiropas veselības apdrošināšanas karte (EVAK)

Visiem Erasmus+ studējošajiem obligāti ir jānoformē EVAK jeb Eiropas veselības apdrošināšanas karte. Dažreiz ārvalstu viesaugstskolas prasa iesniegt šī dokumenta kopiju kopā ar pārējiem pieteikuma dokumentiem. Latvijā EVAK karti var noformēt bez maksas Nacionālajā veselības dienestā. Sīkāk par EVAK kartes saņemšanu šeit. Studējošiem ir jānoformē arī veselības un civiltiesiskās atbildības apdrošināšana, kā arī apdrošināšana pret nelaimes gadījumiem.

• Citi dokumenti

Viesaugstskola var prasīt iesniegt arī citus pieteikuma dokumentus, kā piemēram: fotogrāfijas dokumentiem; apstiprinātu skolas atestāta kopiju-tulkojumu; pases kopiju (lapaspuse ar foto un personas datiem); CV; Motivācijas vēstuli u.c.

Kad visi prasītie pieteikuma dokumenti ir sagatavoti, students tos iesniedz partneraugstskolas noteiktajos termiņos un noteiktajā veidā. Ja pieteikuma dokumentus ir nepieciešams sūtīt pa pastu un ir prasība, ka tas ir jādara nosūtošajai augstskolai, tad studentam pieteikuma dokumentu pakete ir jāiesniedz LU Starptautiskās sadarbības departamenta Mobilitātes nodaļā, kas tos nosūtīs uz uzņemošo augstskolu. 

Kad pieteikuma dokumenti ir iensiegti/nosūtīti, studentam ir jāgaida partneraugstskolas lēmums par to, vai students tiek uzņemts apmaiņas studijām izvēlētajā augstskolā. Jārēķinās, ka atbilde var atnākt gan dažu dienu, gan nedēļu, gan pat vairāķu mēnešu laikā.  Kolīdz tiek saņemta atbilde, par to ir jāinformē LU Starptautiskās sadarbības departamenta Mobilitātes nodaļa.

• Jāsagaida oficiālais apstiprinājums par uzņemšanu partneraugstskolā (Letter of Acceptance)

Pēc pieteikuma dokumentu saņemšanas un izskatīšanas, kas var prasīt zināmu laiku, ārvalstu augstskola studējošajam atsūta oficiālu apstiprinājumu par uzņemšanu studijām (Letter of Acceptance). Šāds apstiprinājums var tikt sūtīts pa pastu uz studējošā mājas adresi, uz LU Studentu servisu departamenta Mobilitātes nodaļu, bet visbiežāk uz studējošā e-pasta adresi.

Jāņem vērā, ka lielākā daļa viesaugstskolu izsūta oficiālus apstiprinājumus par uzņemšanu studijām tikai pēc oficiālā pieteikšanās termiņa beigām. Tādēļ studējošajam nevajag uztraukties, ja oficiāls apliecinājums nav saņemts uzreiz pēc pieteikuma dokumentu nosūtīšanas.

Par oficiālā apstiprinājuma saņemšanas, studējošajam obligāti tas jāpārsūta Starptautiskās sadarbības departamenta Mobilitātes nodaļai uz: sabine.stepanova@lu.lv  

Ja viesaugstskola ļoti ilgi nesūta apstiprinājumu par uzņemšanu studijām un nereaģē uz studentu e-pastiem, par to ir jāziņo Starptautiskās sadarbības departamenta Mobilitātes nodaļai, kas sazināsies ar ārvalstu augstskolas koordinatoru, lai noskaidrotu situāciju. 

Studējošajiem rūpīgi  ir jāizpēta visa informācija, kas ir domāta iebraucošiem Erasmus+ studējošajiem (Incoming  Exchange Students), kas ir atrodama ārvalstu augstskolas mājaslapā un kurā ir aprakstīts, kas studējošajam jāizdara pirms ierašanās un kādi dokumenti ir jāņem līdzi.

Ja rodas konkrēti jautājumi par studijām ārvalstu augstskolā, uzturēšanās kārtību valstī u. c., studējošajam nevajag kautrēties rakstīt e-pastus ārvalstu viesaugstskolas koordinatoram. Ja koordinators ātri neatbild, jāņem vērā arī, ka partneraugstskolu koordinatori var būt ļoti noslogoti.

• Regulāri jāpārbauda e-pasts

Šajā periodā, ir ļoti svarīgi katru dienu pārbaudīt savu e-pastu, lai nepalaistu garām svarīgu informāciju, un savlaicīgi atbildēt uz saņemtajām vēstulēm.

• Jānokārto formalitātes

Lai veiksmīgi nokārtotu visas saistības ar LU pirms dalības Erasmus+ studiju mobilitātē, studentam nepieciešams nokārtot sekojošas formalitātes:

1) jānoformē iesniegums dekānam par studijām ārvalstīs pie savas programmas lietvedes/metodiķes;

2) jānoslēdz Erasmus+ finansējuma līgums;

3) reģistrācijas nedēļas laikā LUISā jāreģistrējas tekošajam mācību semestrim;

4) jāsamkasā studiju maksa par tekošo semestri atbilstoši LU studiju līguma maksājuma grafikam

• Jāiegūst parakstīts apmeklējuma sertifikāts Certificate of Attendance (CA) no uzņemošās augstskolas koordinatora, kas apliecina studiju mobilitātes uzsākšanu. Ieskenēts CA jāpārsūta uz Mobilitātes nodaļu;
• Jāveic grozījumi Learning Agreement, ja nepieciešams, jāiegūst visi 3 paraksti un jāpārsūta uz Mobilitātes nodaļu;
• Semestra vidū jāaizpilda Starpatskaites anketa, kuru saņemsiet e-pastā ap mobilitātes perioda vidu;
• jāinformē Mobilitātes nodaļa vismaz mēnesi pirms oficiālā mobilitātes beigu termiņa, ja mobilitātes periodu vajag saīsināt vai pagarināt, lai var veikt grozījumus finansējuma līgumā un pārrēķināt stipendijas apjomu.

Pēc mobilitātes beigām, lai noslēgtu visas saistības ar mobilitātes nodaļu, ir jābūt iesniegtiem šādiem dokumentiem:

• Oficiāls apliecinājums par studiju periodu (Certificate of Attendance) (jāiesūta kopija vai jāiesniedz oriģināls)
• Turpceļa un atpakaļceļa ceļojuma dokumentu kopijas (boarding pass, autobusa biļetes, degvielas čeki u.c.)
• Studiju līgums (Learning Agreement) (Before Mobility daļa – visiem; During Mobility daļa – tiem, kas veikuši izmaiņas Before Mobility daļā)
• Starpatskaites anketa. Jāpilda tiešsaistē.
• Jāaizpilda EK anketa (EU survey) – tiek nosūtīta uz studenta e-pastu ap mobilitātes beigu datumu. Jāpilda tiešsaistē.
• Izraksts ar studiju rezultātiem (Transcript of Records) (kad tas pienācis no uzņemošās augstskolas)
• Aizpildīta LU atskaites forma (meklēt šeit)